Звіти з KeyCRM і банку за 2 доби: панель для дистриб’ютора професійної косметики

Контекст галузі

Дистриб’ютор професійної косметики продає салонам оптом і клієнтам у роздріб, частину з оплатою при отриманні. Гроші надходять з банку, від платіжного сервісу одним платежем за багато відправлень і готівкою, а продажі живуть у KeyCRM. Поки звіти рахуються в таблицях, власник бачить цифри із запізненням, а менеджери бачать більше, ніж мають.

Задача

Звіти в таблицях були незручні й ризиковані: менеджер бачив чужі борги, оплати з банку прив’язували до замовлень вручну, а перевірити, чи борг реальний, можна було лише півгодинною звіркою.

Підхід

1. 01

   Копії, а не правки

   Робочі сценарії автоматизації не чіпали: будували копії і порівнювали з таблицею по кожному замовленню.

2. 02

   Звірка до копійки

   184 замовлення в боргах збіглися з таблицею до копійки, перш ніж панель стала основною.

3. 03

   Підказка замість автоматики

   Зіставлення платежів з замовленнями пропонується бухгалтеру, а не робиться само.

Як працює рішення

1. 01KeyCRM + FinmapПродажі, оплати й фінанси
2. 02n8nРахує звіти за розкладом
3. 03SupabaseЗберігає готові знімки й права доступу
4. 04ПанельМенеджер бачить свої борги й ставить оплату

n8n рахує звіти з KeyCRM і Finmap і кладе готові знімки в Supabase, панель показує продажі, валовий прибуток, залишки, борги, банк, рух грошей, журнал списань і набори. Галочка «оплачено» в панелі ставить оплату в CRM. Набори синхронізуються в обидва боки з Google Таблицею. Менеджери бачать лише свої борги.

Чому саме такий стек

KeyCRM лишається системою, де працюють менеджери, Finmap лишається фінансовим обліком. Ми не замінюємо жодну з них, а збираємо дані в одну панель. n8n рахує звіти за розкладом, Supabase зберігає готові знімки, тому панель відкривається миттєво і не навантажує CRM. Права доступу на рівні рядків дають кожному менеджеру лише його борги.

Де такі проєкти зазвичай ламаються

• Платіж «більший за борг»

  Перший висновок про завищений борг виявився хибним: оплату вже внесли вручну. Автоматика, яка ділила б такий платіж між замовленнями, тихо задвоювала б оплати. Тому зіставлення лишилось підказкою.

• Оплата при отриманні

  Платіжний сервіс перераховує гроші одним платежем за багато відправлень, тому перевірити оплату по кожному замовленню з банку неможливо. Такі замовлення панель показує окремо.

• Зручність важливіша за вигляд

  Власник наполіг: панель має бути зручною, як таблиця. Перетягування колонок, фільтри, сума внизу, мінімум написів. Ми почали з цього, а дизайн підлаштували потім.

Результати

Усі 8 етапів ТЗ за 2 доби, далі тиждень ітерацій інтерфейсу з власником.

Кому підходить таке рішення

Підходить торговим і дистриб’юторським компаніям на KeyCRM, які рахують звіти в таблицях і хочуть бачити продажі, прибуток, залишки й борги в одному місці з правами доступу для менеджерів. Якщо звітів два і вони прості, вистачить вбудованих звітів KeyCRM.

Часті запитання

Інші кейси